La Gestión de procesos es una forma de administrar a las organizaciones basándose en sus procesos y no en los departamentos que la componen como anteriormente se realizaba de forma divisoria y burocrática en la estructura organizativa; La gestión de procesos garantiza que se trabaje con la visión de la organización como un sistema con elementos (procesos) que interactúan entre si y tiene el objetivo de satisfacer los requisitos del Cliente, entendiendo que si un proceso no funciona correctamente afecta al sistema y al Cliente.
Las organizaciones son un sistema vivo que tiene elementos que se interrelacionan con otros sin importar departamentos, al gestionar estos elemento como procesos se garantiza el cumplimento de los requisitos de toda la cadena de procesos interrelacionados.
¿Qué es un proceso?
La organización Internacional de Normalización, ISO por sus siglas en inglés define proceso como: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
En otras palabras proceso es cualquier conjunto de actividades que transforman materia prima, insumos, información, etc. en productos tangibles o intangibles.
Todas las organizaciones están compuestas por procesos administrativos, operativos y de apoyo, si se parte que todos son necesarios para el buen funcionamiento y la satisfacción del cliente, estos deben estandarizarse e identificar los requisitos de los elementos de entrada y de sus productos para satisfacer los requisitos de entrada del siguiente proceso y así sucesivamente hasta el Cliente final.
¿En que consiste la Gestión de Procesos?
La Gestión de Procesos esta basada en el ciclo de Deming creado por Edwards Deming (estadístico estadounidense), este ciclo también se le conoce como el ciclo PDCA por sus siglas en inglés (Plan, Do, Check y Act) que significan planear, hacer, verificar y actuar; Esta metodología establece que todos los procesos deben planearse, ejecutarse conforme a lo planeado, verificar lo realizado vs lo planeado y actuar en cualquier desviación.
Ciclo Deming o PDCA
PLANEAR
Para planear los procesos se deben definir:
- Los procesos operativos, administrativos y de apoyo de la organización.
- La interrelación de estos procesos.
- Elementos de entrada y productos de cada proceso.
- Especificaciones y características de los elementos de entrada y productos.
- Actividades a realizar en el proceso y sus condiciones.
Ya que se cuenta con estos elementos, se plantean todas las actividades con ayuda del personal involucrado en el proceso, se llega a acuerdos de secuencia y estandarización considerando la experiencia, pero también y más importante fundamentándose en bibliografía y mejores prácticas del proceso.
Comúnmente se desarrolla uno o varios documentos especificando los elementos de entrada, productos, actividades y sus responsables.
HACER
En esta etapa como su nombre lo dice, es realizar las actividades del proceso como se acordó en la etapa “Planear”.
VERIFICAR
Esta etapa se inicia con el diseño de instrumentos de verificación (formatos) y sus métodos de inspección y medición, con el objetivo de verificar lo realizado con respecto a lo documentado en la etapa de planeación.
Una vez que se cuentan con los instrumentos de verificación se procede a aplicarlos a los procesos y detectar desviaciones en los elementos de entrada, actividades y condiciones del proceso y sus productos.
ACTUAR
De los resultados de la etapa “Verificar” se deben tomar acciones de corrección en todas y cada una de las desviaciones, garantizando que el producto que no cumple los requisitos no avance a los procesos siguientes y así sucesivamente hasta ocasionar una afectación al Cliente Final.
¿Pero corregir es suficiente?
No; La tendencia actual es trabajar en la prevención y mejora de los procesos, es por eso que una vez que se detecta una desviación en un proceso, se recomienda establecer acciones que prevengan su recurrencia, buscando la mejora continua de los procesos y de las organizaciones.
La Capacitación es un factor estratégico de las organizaciones, ya que al capacitar al personal se crean, desarrollan y fortalecen competencias de los colaboradores, teniendo un impacto significativo en la productividad y por consiguiente en la competitividad.
Un breve pasaje por la realidad de la capacitación en las organizaciones Mexicanas.
Gran parte de las organizaciones otorgan capacitación a sus empleados en base a las necesidades del día a día, (cursos, congresos, diplomados, posgrados e idiomas), sin detenerse a planificar, y peor aún, lo hacen otorgando la capacitación al personal que lo solicita, que comúnmente es aquel que está más allegado a la dirección, sin evaluar si en realidad es necesaria o si agregará algún valor a la operación, desempeño, productividad y desarrollo de la organización, básicamente se realiza por paternalismo del Jefe o Patrón. Es por esto que este articulo explica la importancia de dar capacitación a nuestro personal, pero que esta se realice en base a una Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) y después se desarrolle un plan de capacitación del personal tomando en cuenta las prioridades de la organización y su presupuesto asignado, con el objetivo principal de aumentar la competitividad de nuestras organizaciones.
¿Cuáles son los pasos para planear la capacitación y que esta tenga un impacto en la competitividad?
- Identificar las competencias (conocimientos, habilidades y actitudes) de los puestos de la organización, tomando en cuenta el impacto del puesto en las operaciones, desempeño y planes de crecimiento de la organización.
- Determinar los niveles de importancia y prioridad de las competencias por cada puesto.
- Evaluar el nivel actual de cada persona vs las competencias definidas previamente, esta evaluación la realiza el personal a cargo del colaborador evaluado y es recomendable involucrar al evaluado para generar un ambiente de compromiso.
- Detectar las necesidades de capacitación (DNC) en base a la evaluación de cada persona y determinar qué actividad creara esta competencia.
- Determinar qué actividades de capacitación se realizarán en base a prioridades, impacto y presupuesto, en esta etapa se recomienda involucrar a la alta gerencia de la organización.
- Realizar el plan de capacitación y prepuesto, incluyendo nombre de los colaboradores, cursos, inversión y fechas a realizar la capacitación; Este plan debe ser autorizado por la Dirección.
- Impartir la capacitación con Instructores que tengan la competencia correspondiente.
- Evaluar la eficacia de la capacitación durante, al terminar y posteriormente en un periodo determinado.
¿Qué se busca con la capacitación del personal?
- Adquirir, reafirmar y actualizar competencias del personal para desempeñar con mayor eficacia y eficiencia sus funciones, procesos y productos.
- Concientizar al personal sobre sus responsabilidades y el impacto de sus decisiones en la eficacia de los procesos, calidad del producto, uso de los recursos y la seguridad.
- Formar al personal clave para el desarrollo de la organización.
¿Qué se logra con mantener personal capacitado?
Lo más importante de la capacitación es que el personal sea competente en sus responsabilidades, ya que al saber cómo realizar sus actividades disminuirá tiempos muertos, desperdicio de materiales, producto no conforme y sabrá tomar decisiones en base a conocimiento y no a su intuición.
Otra cosa que se logra capacitando al personal es que se siente tomado en cuenta y crea un ambiente de pertenencia, compromiso con la calidad y lealtad con la organización, productos y marca, creando un impacto importante en el clima y cultura organizacional.
Al generar un mejor clima y cultura organizacional significa que se tiene personal más satisfecho y por lo tanto, se reducen costos en rotación, ausencia y primas de accidentes.
Conclusión.
Lo más importante es, que al tener personal competente se aumenta la productividad y uso eficiente de los recursos (tiempo, materiales y dinero), lo que se traduce en mayor rentabilidad y competitividad de nuestras organizaciones.
La capacitación no es un gasto, es una inversión.
Si esta se realiza en base a las necesidades de capacitación y se planea por prioridades e impacto al desarrollo del personal y la organización.
