La Gestión de procesos es una forma de administrar a las organizaciones basándose en sus procesos y no en los departamentos que la componen como anteriormente se realizaba de forma divisoria y burocrática en la estructura organizativa; La gestión de procesos garantiza que se trabaje con la visión de la organización como un sistema con elementos (procesos) que interactúan entre si y tiene el objetivo de satisfacer los requisitos del Cliente, entendiendo que si un proceso no funciona correctamente afecta al sistema y al Cliente.
Las organizaciones son un sistema vivo que tiene elementos que se interrelacionan con otros sin importar departamentos, al gestionar estos elemento como procesos se garantiza el cumplimento de los requisitos de toda la cadena de procesos interrelacionados.
¿Qué es un proceso?
La organización Internacional de Normalización, ISO por sus siglas en inglés define proceso como: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
En otras palabras proceso es cualquier conjunto de actividades que transforman materia prima, insumos, información, etc. en productos tangibles o intangibles.
Todas las organizaciones están compuestas por procesos administrativos, operativos y de apoyo, si se parte que todos son necesarios para el buen funcionamiento y la satisfacción del cliente, estos deben estandarizarse e identificar los requisitos de los elementos de entrada y de sus productos para satisfacer los requisitos de entrada del siguiente proceso y así sucesivamente hasta el Cliente final.
¿En que consiste la Gestión de Procesos?
La Gestión de Procesos esta basada en el ciclo de Deming creado por Edwards Deming (estadístico estadounidense), este ciclo también se le conoce como el ciclo PDCA por sus siglas en inglés (Plan, Do, Check y Act) que significan planear, hacer, verificar y actuar; Esta metodología establece que todos los procesos deben planearse, ejecutarse conforme a lo planeado, verificar lo realizado vs lo planeado y actuar en cualquier desviación.
Ciclo Deming o PDCA
PLANEAR
Para planear los procesos se deben definir:
Ya que se cuenta con estos elementos, se plantean todas las actividades con ayuda del personal involucrado en el proceso, se llega a acuerdos de secuencia y estandarización considerando la experiencia, pero también y más importante fundamentándose en bibliografía y mejores prácticas del proceso.
Comúnmente se desarrolla uno o varios documentos especificando los elementos de entrada, productos, actividades y sus responsables.
HACER
En esta etapa como su nombre lo dice, es realizar las actividades del proceso como se acordó en la etapa “Planear”.
VERIFICAR
Esta etapa se inicia con el diseño de instrumentos de verificación (formatos) y sus métodos de inspección y medición, con el objetivo de verificar lo realizado con respecto a lo documentado en la etapa de planeación.
Una vez que se cuentan con los instrumentos de verificación se procede a aplicarlos a los procesos y detectar desviaciones en los elementos de entrada, actividades y condiciones del proceso y sus productos.
ACTUAR
De los resultados de la etapa “Verificar” se deben tomar acciones de corrección en todas y cada una de las desviaciones, garantizando que el producto que no cumple los requisitos no avance a los procesos siguientes y así sucesivamente hasta ocasionar una afectación al Cliente Final.
¿Pero corregir es suficiente?
No; La tendencia actual es trabajar en la prevención y mejora de los procesos, es por eso que una vez que se detecta una desviación en un proceso, se recomienda establecer acciones que prevengan su recurrencia, buscando la mejora continua de los procesos y de las organizaciones.
